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ERP實務:進貨驗收單功能設計實例

發(fā)布時間:  2012/8/10 15:13:11
設計思路:

  一、 進貨驗收單審核時檢查。

  在進貨驗收單審核之前,系統(tǒng)必須對相關的內容進行檢查,以提高進貨驗收單數(shù)據的準確性。

  檢查一:驗收數(shù)量加上驗退數(shù)量是否等于進貨數(shù)量。一般情況下,在沒有不良品的情況下,進貨數(shù)量就等于驗收數(shù)量。但是,在有不良品時,進貨數(shù)量等于驗收數(shù)量加上驗退數(shù)量。這個驗退數(shù)量會在進貨單審核后,直接轉換為退貨單。當退回單審核后,才會扣除進貨數(shù)量。也就是說,在退貨單沒有審核之前,這個不良品仍然是企業(yè)的資產。所以,在進貨單審核的時候,進貨數(shù)量必須等于驗收數(shù)量與驗退數(shù)量之和。若不等于的話,則進貨驗收單就無法審核。

  檢查二:進貨驗收單審核時間所在的期間是否打開。因為進貨驗收單中,有涉及到費用的問題,所以根據財務控制的要求,進貨驗收單審核的時間其對應的期間,必須是打開的。若沒有打開的話,則任何交易的單據都將無法審核。所以,當這個審核時間對應的期間沒有打開的時候,系統(tǒng)就會提示錯誤信息:“期間關閉,請先打開期間”。

  檢查三:是否有前置單據。若在進貨單單據設置的時候,把進貨驗收單設置成為必須核對前置單據。則在進貨驗收單審核的時候,會檢查進貨驗收單中是否有進貨單的信息。若沒有進貨單信息,即企業(yè)用戶是手工建立進貨驗收單,而不是根據進貨單轉換過來,或者沒有指定進貨單時,這筆驗收單將無法審核。因為在驗收單審核的過程中,會更新進貨單中的相關信息,所以,在這里核對前置單據,是有必要的。

  二、 撤銷審核時的控制。

  在某些特定的情況下,如進貨驗收單出現(xiàn)錯誤時,是允許進貨驗收單可以撤銷審核。但是,其是有比較嚴格的限制條件的。若不滿足這些限制條件,則系統(tǒng)會拒絕撤銷審核進貨驗收單。

  限制條件一:日期上的限制。進貨驗收單若要審核,必須滿足兩個日期條件。一是在進貨驗收單撤銷審核時候,撤銷審核的時間所對應的期間必須是打開的,否則的話,系統(tǒng)會提示錯誤信息。二是撤銷審核的時候,時間必須是大于財務凍結日期。因為進貨驗收單撤銷審核后,會影響財務的結算。所以,為了保障數(shù)據的一致性,進貨驗收單如果要撤銷審核,必須要在財務凍結日期之前撤銷審核,否則的話,系統(tǒng)是不允許的。若在財務凍結日期之后,還需要修改進貨驗收單,一般不允許,只有通過其他單據來做調整,如通過成本調整單、庫存調整單等等。

  限制條件二:進貨驗收單所對應的進貨單步存在應付憑單或者應付憑單已經作廢。在根據進貨單生成應付憑單的時候,應付憑單計算應付金額的時候,是根據進貨單上的驗收數(shù)量來進行計算的。而撤銷進貨驗收單的時候,會同市更改進貨單上的驗收數(shù)量。如此的話,進貨單上的驗收數(shù)量與進貨單所對應的應付憑單內容就對不上了。所以,遇到這種情況的話,系統(tǒng)是拒絕進貨驗收單撤銷審核的。除非企業(yè)用戶刪除這種應付憑單或者作廢這張單據。如此控制的目的,就是為了保障數(shù)據前后的一致性。從這里也看出,在進貨驗收單上關聯(lián)對應的進貨單的重要性。在進貨單單身中,有一個“應付憑單單號”字段,該字段會根據其他作業(yè)進行自動改寫。在進貨驗收單撤銷審核時,就根據這個字段的內容來判斷進貨單是否已經有應付憑單,或者應付憑單有否作廢。


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